大型会议接待指导手册

大型会议接待指导手册

第一部分：活动筹划

一、信息收集

事由、人员、时间、形式、地点

二、制定活动方案

由一名领导担任总负责人，负责活动方案的整体策划并确定活动日程、方式及地点，统筹安排活动各项环节流程，制定活动筹备总体方案，安排部署各工作小组相关工作。

1.根据实际情况建立工作机构，分为迎送组、住宿组、现场观摩组、会务组、文字组、用餐组、宣传组、后勤组、应急组等小组。

2.根据分组情况，制定分工方案，明确每个小组的组长、组员、工作内容、完成筹备工作的时间节点、过程实施的相关要求等内容。

3.根据筹备工作进展，适时组织召开过程推进会，汇总分析各类信息，及时研究解决各类问题。

三、召开活动部署会

由总负责人召集全体筹备人员召开活动部署会。

1.交代活动背景及意义，宣布活动筹备总体方案。依据活动规模、现场需要及单位实际情况，明确工作小组成员、负责人及人数，并做好职责分工和工作交底，建立活动接待“工作群”。

2.各小组根据活动筹备总体方案进一步细分本小组工作方案和各项工作推进计划，及时向会议筹备组领导汇报工作进展情况。

四、文件发布

发布会议活动通知或往来函件，制作活动手册或会序册。

五、活动彩排

待各项工作筹备完毕，按照活动方案对各环节、模块进行彩排，及时查漏补缺。

第二部分：活动实施